Cover Letter (یا همان معرفی‌نامه)، برای اخذ ویزای دانشجویی در آلمان بسیار مهم است و بیشتر دانشجویان خارجی، به‌هنگام درخواست ویزای دانشجویی خود، کاملاً آن را نادیده می‌گیرند.
Cover Letter چیست؟
Cover Letter، مدرکی است که متقاضی ویزای دانشجویی در آلمان، هدف از آمدن خود به این کشور را باجزئیات شرح می‌دهد و اسناد الصاق شده در درخواست خود را فهرست می‌کند.
Cover Letter، معادل همان مصاحبه‌ای است که در آن، مصاحبه‌کننده از متقاضی درباره‌ی هدفش از آمدن به آلمان سوال می‌کند. از آنجایی‌که اکثر سفارتخانه‌ها، الان پروسه‌ی درخواست ویزا را برای تامین نیروی کار شرکت‌ها انجام می‌دهند، کمتر مصاحبه‌های یک به یک انجام می‌شود و یک Cover Letter، نقش مهمی در تصمیم نهایی درباره‌ی درخواست ویزای دانشجویی شما در آلمان ایفا می‌کند.
درک دقیق Cover Letter، ضروری است، چون صحیح نوشتن روی کاغذ و استفاده‌ی درست از سبک نوشتاری، از اهمیت زیادی برخوردار است.
Cover Letter برای درخواست ویزای دانشجویی در آلمان
برای هر بازدید از یک کشور خارجی، مقامات آن کشور، می‌خواهند اطلاعاتی راجع‌به شما و هدف اصلی آمدن‌تان به آن کشور، داشته باشند. این کار به این دلیل انجام می‌شود تا آن‌ها بتوانند خطرات پذیرش متقاضیانی را که ممکن است تهدید خاصی برای امنیت آن کشور باشند، ارزیابی کنند.
علاوه بر توضیح علت آمدن‌تان به آلمان در Cover Letter، شما باید منابع مالی خود را نیز ذکر کنید تا مقامات بدانند شما بودجه‌ی لازم را برای تامین هزینه‌های زندگی و تحصیل خود در آلمان، در اختیار دارید.
چرا Cover Letter مهم است؟
آلمان در بین 5 مقصد برتر تحصیلی در جهان قرار دارد و سالانه، تعداد زیادی از دانشجویان خارجی برای گرفتن ویزای دانشجویی، اقدام می‌کنند. علاوه بر این، متقاضیانی برای انواع دیگر ویزا نیز وجود دارد که حجم زیادی از کار را بر سفارتخانه‌های آلمان در سراسر جهان تحمیل می‌کند. با در نظر گرفتن این موضوع، Cover Letter، زمان زیادی را در وقت آن‌ها (و شما) در فرایند تصمیم‌گیری راجع به درخواست‌تان، صرفه‌جویی می‌کند.
نمی‌توان گفت که کل تصمیم‌گیری درباره‌ی درخواست ویزای شما به Cover Letter بستگی دارد، اما این موضوع درست است که نقش مهمی ایفا می‌کند.
Cover Letter باید حاوی چه مطالبی باشد؟
یک الگوی استاندارد برای نوشتن یک Cover Letter، وجود ندارد، اما مطمئناً اصول کلی وجود دارد که همیشه هنگام نوشتن چنین نامه‌ای، اعمال می‌شود. از آنجایی‌که Cover Letter، در فرایند درخواست ویزای دانشجویی شما در آلمان بسیار مهم است، ضروری است که شما از این قوانین کلی پیروی کنید و مطابق با مشخصات فردی خود، سازگاری‌های لازم را انجام دهید.
Cover Letter شما برای درخواست ویزای دانشجویی‌تان در آلمان، باید شامل چه مواردی باشد؟
در اصل، شما باید روی سه مولفه‌ی اصلی متمرکز شوید:
- معرفی مختصری از خود
- هدف از آمدن‌تان به آلمان
- اسناد ضمیمه شده به پرونده‌ی درخواست‌تان.
مقدمه‌ی Cover Letter، سخت‌ترین بخش آن است. همه از ایده‌ی بیان اولین کلمات در یک صفحه‌ی کاملاً خالی، احساس ترس و وحشت می‌کنند. ما توصیه می‌کنیم که ابتدای Cover Letter خود را تا حد امکان ساده بنویسید. به یاد داشته باشید، شما در حال نوشتن یک پروژه‌ی دانشگاهی یا پایان‌نامه نیستید. برعکس، باید سعی کنید تا حد امکان، شیوا و قابل‌فهم بنویسید تا مسئولان مربوطه بتوانند به‌راحتی متن را بررسی کرده و از پرونده‌ی شما، آگاهی کسب کنند.
اکنون به مهم‌ترین بخش Cover Letter می‌رسیم که کل هدف نوشتن چنین نامه‌ای را توضیح می‌دهد: هدف شما از آمدن به آلمان. برای نوشتن یک Cover Letter کامل، توصیه می‌کنیم پیشینه تحصیلی خود و ارتباط آن را با توجه به آرزوهای تحصیلی خود در آلمان، توضیح دهید.
در مرحله‌ی بعد، می‌توانید در مورد دانشگاه و دوره‌ی تحصیلی مورد نظر خود در این کشور و دلایل عمده‌ای که باعث آمدن شما به این کشور شده، صحبت کنید، مثلاً شهرت دانشگاه یا چشم‌انداز آینده‌ی آن. در یک مرور دقیق‌تر، Cover Letter شما، باید دارای موارد زیر باشد:
- هدف از آمدن شما به آلمان
- اطلاعات شخصی اولیه
- پیشینه‌ی آموزشی‌تان
- وضعیت منابع مالی‌تان
- دلایل انتخاب آن رشته و دانشگاه خاص
- چرا فکر می‌کنید گرفتن مدرک در آلمان، برای‌تان خوب است
- فهرست کردن مدارک موجود در درخواست‌تان
قالب‌بندی
قالب‌بندی بسیار مهم است، زیرا مسئولان بررسی‌کننده‌ی Cover Letter شما، با انواع مختلف قالب‌های استاندارد این‌گونه نامه‌ها آشنا هستند و این به آن‌ها امکان می‌دهد اطلاعات موجود در آن را به‌سرعت بررسی کنند. اگر Cover Letter شما قالب‌بندی خوبی نداشته باشد، ممکن است غیرحرفه‌ای به نظر برسد و کمیسیون بررسی‌کننده‌ی درخواست ویزای شما را سردرگم کند.
یک قالب‌بندی قابل‌قبول از یک Cover Letter برای ویزای دانشجویی در آلمان، باید به شرح زیر باشد:
- در گوشه‌ی سمت چپ بالای Cover Letter، تاریخ نگارش آن را بنویسید.
- در زیر آن، سفارت آلمان را در کشور خود که سند را به آنجا ارسال می‌کنید، یادداشت کنید.
- اطلاعات شخصی خود را بنویسید تا گیرنده‌ی نامه (سفارتخانه)، آن را در اختیار داشته باشد. نام، نام خانوادگی و شماره‌ی پاسپورت، کافی است.
اشتباهات رایج در نوشتن کاور لتر
تا زمانی‌که Cover Letter شما مطابق با اصول کلی نوشتن چنین نامه‌هایی نوشته شده باشد، مشکلی وجود ندارد. اما اشتباهاتی وجود دارد که ممکن است به درخواست شما آسیب برساند و اغلب به صورت ناخودآگاه انجام می‌شود.
در ادامه، سه مورد از شایع‌ترین اشتباهاتی را که دانشجویان خارجی به‌هنگام ارسال Cover Letter مرتکب می‌شوند، بیان می‌کنیم.
- Cover Letter بیش از حد شخصی:
- برای برخی، ایجاد تعادل بین زبان رسمی و زبان محاوره‌ای به‌هنگام نوشتن Cover Letter، کمی دشوار است. توجه داشته باشید که سفارت آلمان علاقه‌مند است از مشخصات آموزشی و حرفه‌ای شما و اهداف آینده‌تان آگاه شود، نه نظرات احساسی‌تان راجع به آن. در صورت بروز این مسئله، به شما توصیه می‌کنیم از کسی که در نوشتن Cover Letter تجربه دارد، بخواهید در حل این مسئله به شما کمک کند.
- Cover Letter درخواست شغل:
- اگرچه جزئیات رسمی ممکن است یکسان باشد، اما Cover Letter یک درخواست شغلی و Cover Letter ویزای دانشجویی، در اصل با هم متفاوت هستند. لحن نوشتن، وضعیت شما و برخی جزئیات، تفاوت اصلی بین این دو سند است.
- اشتباهات املایی:
- آخرین نکته‌ی مهم. اگر خطاهای املایی بسیار در Cover Letter شما وجود داشته باشد، ارزیابی کمیسیون این خواهد بود که زبان شما خوب نیست. بنابراین به نظر نمی‌رسد که شما دانشجوی آینده‌داری باشید. همیشه توصیه می‌شود که Cover Letter خود را به کسی بدهید تا بخواند، چون ممکن است متوجه خطاهایی شود که توجه شما را جلب نکرده است.